Fagpressenytt

Undersøkelser tyder på at dette er en bra utvikling, og at økt smidighet i IT-utviklingen gjør at mer verdi leveres med minst like god prosjektkontroll. Økt smidighet har imidlertid kun i liten grad nådd oppstartsfasen, det vil si fasen med analyser, budsjettering og planlegging før selve IT-utviklingen starter. Oppstartsfasen i offentlig sektor tar for større digitaliseringsinitiativ ofte årevis å gjennomføre, noe som kan føre til både sen realisering av nytte og utdaterte analyser av brukerbehov og mulighetsrom. Basert på en systematisk gjennomgang av empiri på oppstartsfasen av IT-utvikling og egen empiri ser vi på i hvilken grad og hvordan mer smidighet i oppstartsfasen av digitalisering i offentlig sektor kan og bør gjennomføres. Hovedanbefalingen er at vi trenger mer fleksibilitet i oppstartsfasen, blant annet basert på grad av kompleksitet og risiko til gjennomføringen.Innledning
IT-utvikling med praksiser basert på smidige prinsipper (boks 1) har i løpet av få år blitt vanlig i de fleste deler av offentlig sektor. I en rekke undersøkelser, deriblant flere av våre egne (se for eksempel Jørgensen, 2019), ser vi at mer smidighet gjør at man lykkes bedre med IT-utviklingen. Ikke minst ser det ut til at vekten på å levere verdi for kunder gjennom læring underveis, tidligere og hyppige leveranser, bedre nyttestyring underveis og mer fleksibilitet i hva som leveres, er smidige elementer som gir god effekt på digitaliseringen (Holgeid & Jørgensen, 2020a). Smidig IT-utvikling organisert som kontinuerlig produktutvikling i varige team i stedet for tradisjonelle prosjekter, som fortsatt er mest vanlig i offentlig sektor, har ifølge Tanilkan og Hannay (2023) en ytterligere positiv effekt på hvor vellykket IT-utviklingen er.
Hva med fasen forut for selve IT-utviklingen? Er fasen med utredninger, analyser, budsjettering og planlegging som kreves for å få finansiert en større satsning på IT-utvikling i offentlig sektor, også blitt smidig? Og på hvilke måter bør den være smidig og bedre tilpasset smidig IT-utvikling? Disse spørsmålene er tema for denne artikkelen, som i hovedsak bygger på en systematisk litteraturgjennomgang, men også presenterer resultater fra egne undersøkelser av IT-utvikling i norsk offentlig sektor. Vi oppsummerer funnene i fire sentrale observasjoner og fem anbefalinger rettet mot en bedre og smidigere oppstartsfase ved IT-utvikling i offentlig sektor.

Oppstartsfasen for IT-utvikling i offentlig sektor tar lang tid
For at noen skal være villig til å investere penger i utvikling av nye produkter og tjenester, kreves som oftest at det først gjøres analyser av forventede kostnader og nyttevirkninger samt utarbeides en plan for arbeidet.1 Disse kravene er i offentlig sektor formelt sett de samme uavhengig av om gjennomføringen er planlagt å være smidig eller ikke. Dette er ikke nødvendigvis optimalt, og flere har ment at kravene, eller kanskje enda mer praksis, for hva som kreves av utredninger, estimater og planer i oppstartsfasen, er lite forenlig med smidig IT-utvikling.2 Det liten tvil om at oppstartsfasen, det vil utrednings- og analysefasen før selve IT-utviklingen starter, ofte har tatt og fortsatt tar lang tid i offentlig sektor. Vår gjennomgang av evalueringsrapporter og annen informasjon om store digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor,3 det vil si prosjekter som følger statens prosjektmodell, tilsier at tiden fra start på utredningsarbeid til selve IT-utviklingen begynner, typisk tar rundt tre år (median), i gjennomsnitt nesten fire år og i 1. Vår høyeste prioritet er å tilfredsstille kunden gjennom tidlige og kontinuerlige leveranser av programvare som har verdi.
2. Ønsk endringer i krav velkommen, selv sent i utviklingen. Smidige prosesser bruker endringer til å skape konkurransefortrinn for kunden. 3. Lever fungerende programvare hyppig, med et par ukers til et par måneders mellomrom. Jo oftere, desto bedre.
4. Forretningssiden og utviklerne må arbeide sammen daglig gjennom hele prosjektet. 5. Bygg prosjektet rundt motiverte personer. Gi dem miljøet og støtten de trenger, og stol på at de får jobben gjort.
6. Den mest effektive måten å formidle informasjon inn til og innad i et utviklingsteam, er å snakke ansikt til ansikt.
7. Fungerende programvare er det primære målet på fremdrift. Smidige metoder fremmer bærekraftig programvareutvikling.
8. Sponsorene, utviklerne og brukerne bør kunne opprettholde et jevnt tempo hele tiden. 9. Kontinuerlig fokus på fremragende teknisk kvalitet og godt design fremmer smidighet.
10. Enkelhet - kunsten å maksimere mengden arbeid som ikke blir gjort - er essensielt.
11. De beste arkitekturer, krav og design vokser frem fra selvstyrte team.
12. Med jevne mellomrom reflekterer teamet over hvordan det kan bli mer effektivt og så justerer det adferden sin deretter.

noen tilfelle åtte til ti år. Oppstartsfasen har gått noe ned de siste årene. Prosjekter med oppstart etter 2020 har typisk brukt cirka 2,5 år på oppstartsfasen, det vil si rundt et halvt år kortere enn tidligere. Prosjektstørrelsen har for samme type prosjekter gått noe ned i samme periode, men neppe nok til å forklare nedgangen i tid brukt i oppstartsfasen.
Også mindre digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor ser ut til å bruke lang tid i oppstartsfasen. I en spørreundersøkelse fra noen år tilbake4 fant vi at digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor med investeringskostnader på mellom 20 og 100 millioner kroner i gjennomsnitt hadde en oppstartsfase på 16 måneder. Det tilsvarende for oppstartsfasen i privat sektor var vesentlig lavere, med et snitt på ni måneder. Paradoksalt nok tydet svarene i samme undersøkelse på at offentlig sektor var smidigere enn privat sektor i selve gjennomføringen av IT-utviklingen. På en skala for selvevaluert smidighet med verdiene 0 (ikke smidig), 1 (lite smidig), 2 (noe smidig) og 3 (svært smidig) ga de offentlige aktørene svar som tilsvarte et gjennomsnitt på 1,8, som var vesentlig høyere enn snittet på svarene fra privat sektor på 1,3. Bruk av samme skala på oppstartsfasen og budsjetteringsprosessen ga motsatt svar. Mens de private aktørene i gjennomsnitt anga en smidighet i oppstartsfasen på 1,6 og i budsjetteringsprosessen på 1,3, anga aktørene i offentlig sektor en smidighet i oppstartsfasen på 1,3 og i budsjetteringsprosessen så lavt som 0,6. Det var i samme spørreundersøkelse så å si ingen korrelasjon mellom tid brukt på oppstartsfasen og prosjektutfall, hverken i offentlig eller privat sektor. Korrelasjonen mellom lengden på oppstartsfasen og lengden på gjennomføringsfasen var på kun 22 prosent.

Hva vil det si å ha en smidig oppstart av smidig IT-utvikling?
Historisk sett synes miljøet rundt smidig utvikling i liten grad å ha vært opptatt av oppstartsfasen. Søkelyset har mer vært rettet mot hva som skjer etter at teamene er etablert og selve IT-utviklingen har startet. Dette gjenspeiles blant annet i smidighetsprinsippene i boks 1, hvorav ingen direkte omhandler oppstartsfasen.
Følgende egenskaper ved og holdninger til oppstartsfasen vil, slik vi tolker det, likevel kunne utledes av prinsip