Det viste seg at hjemmekontor og digitale møter var lite utbredt blant de ansatte før korona. Men undersøkelsen viser at etter å ha prøvd hjemmekontor under nedstengingen før sommeren, var de ansatte gjennomgående positive til å jobbe hjemmefra.
Blant annet var det mange som mente de jobbet mer effektivt hjemmefra. Et flertall mente digitale møter var effektive enn vanlige møter. De fleste ønsket også å fortsette med noe hjemmekontor, i kombinasjon med vanlig kontor, når situasjonen normaliserer seg.
Men alt gikk ikke knirkefritt. Blant annet opplevde mange at manglende retningslinjer for bruk av digitale verktøy som et problem. Verktøy som Zoom og Teams ble brukt om hverandre. Folk var ikke vant til å ha digitale møter. De snakket i munnen på hverandre og holdt humoristiske «metadiskusjoner» i chatten mens møtet pågikk.
Basert på resultatene sine, kommer NHH-forskerne med fire anbefalinger til ledere om hjemmekontor:
1. Utvikle en digital kultur
Organisasjonen må utvikle en digital kultur for å lykkes med en omlegging til hjemmekontor.
Det innebærer å bryte ned det tradisjonelle skillet mellom IT-avdelingen og øvrige avdelinger.
- En skal ikke tenke at dette er IT-avdelingens domene, men alle må prøve å få en viss grad av digital kompetanse. Hvis avdelingen har et litt lavt digitalt modningsnivå, kan «IT support» bli en hemsko, der en sitter og venter i kø når en egentlig bare trenger hjelp til noe helt banalt, sier Dan-Richard Knudsen, som er en av forskerne bak studien.
2. Standardisere digitale plattformer
Mange organisasjoner har tatt i bruk flere og til dels overlappende digitale plattformer. For eksempel brukes Microsoft Teams, Zoom og Skype om hverandre, uten retningslinjer for når de skal brukes.
Resultatet er at det oppstår en rekke ulike praksiser i organisasjonen. Dette er ikke effektivt, og skaper mye frustrasjon.
I undersøkelsen ønsket informantene seg færre alternativer og en tydeligere strategi på valg av teknologi.
3. Standardisere retningslinjer og praksiser
Digitale møter stiller nye krav til forberedelse, møteledelse og agenda.
Mangel på gjennomtenkte retningslinjer var fremtredende i studien, og noe flere av respondentene klaget over.
Skal det være en regel om at kamera alltid skal være påslått? Hvordan skal man bruke chattefunksjonen, kanskje én skal ha ansvar for å ta seg av spørsmålene og kommentarene som kommer her? Og hvordan sikre at flest mulig får komme til orde?
4. Tillat individuell fleksibilitet
Forskerne minner om at de ansatte ikke er én homogen gruppe. Hjemmekontor kan være praktisk for noen, men uhensiktsmessig for andre.
Men siden hjemmekontor tilsynelatende fungerer, bør arbeidsgiver tilrettelegge for det, mener de.
- Hvis det ikke er praktiske grunner til at ansatte ikke skal kunne ha det, bør arbeidsgiver tilrettelegge for en hvis grad av hjemmekontor. Det viser seg at de aller fleste, når de får tilliten, viser seg tilliten verdig. De sier at de er produktive hjemme, og at de ikke sitter hjemme og kaster bort dagen, sier Knudsen.
Image-text:
Siden hjemmekontor tilsynelatende fungerer, bør arbeidsgivere tilrettelegge for det, mener NHH-forskerne. Illustrasjonsfoto: Shutterstock
