Magma
28.02.2024
Digitaliseringen i offentlig sektor fører ofte med seg store IT-systemer som utvikles og driftes av mange team, ofte ved å benytte smidige utviklingsmetoder. I slike storskala settinger er god koordinering avgjørende på grunn av avhengigheter mellom teamene som kan senke farten og kvaliteten på leveransene.
... For å håndtere avhengigheter brukes koordineringsmekanismer som for eksempel sørger for informasjonsflyt og at ressurser er tilgjengelig på rett sted til rett tid. Denne artikkelen presenterer funn fra et feltstudium gjennomført over halvannet år fra 2018 til 2020 av en storskala offentlig bedrift som benyttet smidige utviklingsmetoder. I løpet av feltarbeidet observerte vi 118 møter og holdt 37 intervjuer på tvers av organisasjonsnivåer. Vi fant 47 koordineringsmekanismer som bidro til å håndtere avhengigheter mellom team i case-organisasjonen. Studiens hovedbidrag er et rammeverk for å kartlegge koordinering i storskala smidig systemutvikling bestående av fire trinn: 1) kartlegging av koordineringsmekanismer gjennom kategoriene koordineringsmøter, -roller og -verktøy, 2) analyse av hvordan mekanismene håndterer avhengigheter, 3) analyse av endringer i koordinering, og 4) utforming av koordineringsstrategier. Rammeverket er kontekstuavhengig og utformet slik at organisasjoner kan bruke det i egen kontekst for å få innsikt i om koordineringsmekanismene fungerer som de skal, eller om det er behov for å justere eller skifte ut mekanismer, for å få bedre innsikt i egne koordineringsbehov og hva som skal til for å møte dem. Smidig systemutvikling i stor skala
Offentlig sektor har lenge vært preget av digitaliseringsprosesser. Hoveddrivere for digitalisering inkluderer behov for håndtering av komplekse og turbulente miljøer, bedre håndtering av lover og reguleringer, fornying og modernisering av systemer, forbedringer i effektivitet og ressurshåndtering samt reduksjon i kostnad og kompleksitet i arbeidsprosesser (Danielsen, 2021).
Digitaliseringen i offentlig sektor fører ofte med seg utvikling av store IT-systemer med mange team som alle har hver sine fokusområder i det helhetlige systemet (Mohagheghi & Jørgensen, 2017). I storskala utviklingssettinger er koordinering mellom team avgjørende på grunn av avhengigheter som kan påvirke leveringshastigheten og -kvaliteten (Dingsøyr et al., 2018). Det finnes en rekke definisjoner på storskalautvikling. I denne artikkelen definerer vi storskala som femti eller flere utviklere, eller minst seks team, som jobber på et felles utviklingsprosjekt eller -produkt (Dikert et al., 2016).
Storskala systemutvikling har tradisjonelt vært organisert som prosjekter karakterisert av en planleggingsfase, en utviklingsfase og en driftsfase. De siste årene har det blitt mer og mer vanlig å organisere storskala systemutvikling (heretter kalt storskala utvikling) i utviklingsprogrammer (Dingsøyr et al., 2018, 2023) og å fokusere på digitale produktområder fremfor prosjekter (Nesheim, 2022). Ettersom faglitteraturen ofte benytter ulike begreper, velger vi begrepet storskala utviklingssettinger som en samlebetegnelse.
Videre har smidige (agile) utviklingsmetoder som fokuserer på kontinuerlig leveranse og forbedring, selvstyring i teamene og hyppig kundekontakt (Sverdrup & Schei, 2022), dominert systemutviklingsfaget de siste tiårene (Mohagheghi & Jørgensen, 2017; Stensaker & Meyer, 2022). Smidige utviklingsteam antas ofte også å være mer innovative enn tradisjonelle fossefallsprosjekter (Sandvik et al., 2022). Mange store norske utviklingssettinger i offentlig sektor bruker varianter av smidige utviklingsmetoder (Berntzen et al., 2022; Dingsøyr et al., 2023; Stensaker & Meyer, 2022), og case-organisasjonen i denne studien er intet unntak. Begrepet storskala smidig utvikling brukes derfor gjennomgående i resten av denne artikkelen.
Tabell 1 viser en oppsummering av de viktigste fagtermene som brukes i denne artikkelen.
Koordinering i storskala smidig utvikling
Bruk av smidige metoder i storskalamiljøer innebærer flere utfordringer, for eksempel implementering av smidige prosesser i organisasjonen, måling av fremdrift, håndtering av ulike interessenter og opprettholdelse av balansen mellom autonomi og behov for oversikt (Dikert et al., 2016). Spesielt er det krevende å balansere prinsippene for smidig utvikling med behovet for oversikt og strømlinjeforming i storskalasettinger (Dikert et al., 2016).
Nyere litteraturstudier viser at koordinering mellom team er en av de største hindringene for fart og smidighet i storskalaprosjekter (Palopak et al., 2023). God koordinering er viktig for å effektivt håndtere avhengigheter, som oppstår når en handling ikke kan fullføres uten at en tidligere handling er ferdig eller en spesifikk ting er tilgjengelig, der «ting» kan være gjenstander, personer eller informasjon (Strode, 2016). Avhengigheter håndteres ved bruk av koordineringsmekanismer, som kan beskrives som organisatoriske prosesser, gjenstander eller anordninger som brukes for å håndtere avhengigheter innad i eller mellom team, med det formål å realisere en kollektiv leveranse (Berntzen et al., 2022). Koordineringsmekanismer som benyttes sammen for å håndtere én eller flere avhengigheter, kan omtales som koordineringsstrategier (Strode, 2016).
Storskala, smidige rammeverk, for eksempel Scaled Agile Framework (SAFe) og Spotify-modellen, er utviklet for å støtte koordinering i storskalasettinger og tilbyr spesifikke koordineringsmekanismer og rutiner for å håndtere avhengigheter. Disse rammeverkene kritiseres imidlertid for å være lite kontekstspesifikke og dermed kreve mye tilpasning (Edison et al., 2022). Edison et al. fant at 85 av 134 organisasjoner hadde tilpasset sin bruk av smidige metoder på én eller annen måte, og mange brukte ikke kommersielle rammeverk, hvilket også gjelder bedriften i vår undersøkelse.
Uavhengig av tilnærming er koordinering mellom team avgjørende for vellykket systemutvikling i stor skala. Av den grunn er det også forsket mye på koordinering i utviklingssettinger i stor skala, både i norske og internasjonale fagmiljøer (Dingsøyr et al., 2018; Edison et al., 2022; Palopak et al., 2023). Fra denne forskningen har vi fått beskrivelser av en rekke ulike koordineringsmekanismer, som smidige møter (Moe et al., 2018), roller (Bass & Haxby, 2019) og ulike verktøy og prosesser (Stray et al., 2022). Derimot har vi manglet en systematisk tilnærming til å analysere og forstå slike mekanismer som er spesifikk for storskala utviklingssettinger, ettersom det meste av eksisterende forskning bruker teorier fra andre fagfelt og empiriske settinger (Palopak et al., 2023).
I de neste delene av denne artikkelen presenterer vi funn fra et langvarig feltarbeid gjennomført i forbindelse med et stort utviklingsprogram i offentlig sektor (Berntzen, 2023). Vi fokuserte på å forstå koordinering mellom team gjennom følgende forskningsspørsmål: 1) Hvilke koordineringsmekanismer brukes i storskala smidig systemutvikling? og 2) Hvordan kan vi analysere koordineringsmekanismer i storskala smidig systemutvikling?
Studiemetode
Studien ble gjennomført som en longitudinell casestudie med en etnografisk tilnærming til datainnsamlingen (Crang & Cook, 2007; Stake, 2005). Vi valgte denne tilnærmingen fordi vi ønsket å få en inngående forståelse av fenomenet koordinering mellom team slik det utspilte seg i en naturlig situasjon. En etnografisk tilnærming gjør at forskeren kommer tett på det daglige miljøet gjennom langvarig feltarbeid og direkte observasjon, supplert av én-til-én-intervjuer for en mer inngående forståelse av fenomenet og for å oppklare spørsmål som dukker opp underveis (Crang & Cook, 2007).
Casebeskrivelse
Datainnsamlingen ble gjennomført over halvannet år fra 2018 til 2020 i Entur AS, nærmere bestemt Entur Digital, som utvikler og drifter Enturs digitale systemer. Entur ble valgt som case på grunn av et komplekst, storskala utviklingsmiljø i stadig endring karakterisert av en rekke avhengigheter på tvers av team. Dette gjorde selskapet til et unikt og interessant case for å studere koordinering i storskala smidig
Gå til medietOffentlig sektor har lenge vært preget av digitaliseringsprosesser. Hoveddrivere for digitalisering inkluderer behov for håndtering av komplekse og turbulente miljøer, bedre håndtering av lover og reguleringer, fornying og modernisering av systemer, forbedringer i effektivitet og ressurshåndtering samt reduksjon i kostnad og kompleksitet i arbeidsprosesser (Danielsen, 2021).
Digitaliseringen i offentlig sektor fører ofte med seg utvikling av store IT-systemer med mange team som alle har hver sine fokusområder i det helhetlige systemet (Mohagheghi & Jørgensen, 2017). I storskala utviklingssettinger er koordinering mellom team avgjørende på grunn av avhengigheter som kan påvirke leveringshastigheten og -kvaliteten (Dingsøyr et al., 2018). Det finnes en rekke definisjoner på storskalautvikling. I denne artikkelen definerer vi storskala som femti eller flere utviklere, eller minst seks team, som jobber på et felles utviklingsprosjekt eller -produkt (Dikert et al., 2016).
Storskala systemutvikling har tradisjonelt vært organisert som prosjekter karakterisert av en planleggingsfase, en utviklingsfase og en driftsfase. De siste årene har det blitt mer og mer vanlig å organisere storskala systemutvikling (heretter kalt storskala utvikling) i utviklingsprogrammer (Dingsøyr et al., 2018, 2023) og å fokusere på digitale produktområder fremfor prosjekter (Nesheim, 2022). Ettersom faglitteraturen ofte benytter ulike begreper, velger vi begrepet storskala utviklingssettinger som en samlebetegnelse.
Videre har smidige (agile) utviklingsmetoder som fokuserer på kontinuerlig leveranse og forbedring, selvstyring i teamene og hyppig kundekontakt (Sverdrup & Schei, 2022), dominert systemutviklingsfaget de siste tiårene (Mohagheghi & Jørgensen, 2017; Stensaker & Meyer, 2022). Smidige utviklingsteam antas ofte også å være mer innovative enn tradisjonelle fossefallsprosjekter (Sandvik et al., 2022). Mange store norske utviklingssettinger i offentlig sektor bruker varianter av smidige utviklingsmetoder (Berntzen et al., 2022; Dingsøyr et al., 2023; Stensaker & Meyer, 2022), og case-organisasjonen i denne studien er intet unntak. Begrepet storskala smidig utvikling brukes derfor gjennomgående i resten av denne artikkelen.
Tabell 1 viser en oppsummering av de viktigste fagtermene som brukes i denne artikkelen.
Koordinering i storskala smidig utvikling
Bruk av smidige metoder i storskalamiljøer innebærer flere utfordringer, for eksempel implementering av smidige prosesser i organisasjonen, måling av fremdrift, håndtering av ulike interessenter og opprettholdelse av balansen mellom autonomi og behov for oversikt (Dikert et al., 2016). Spesielt er det krevende å balansere prinsippene for smidig utvikling med behovet for oversikt og strømlinjeforming i storskalasettinger (Dikert et al., 2016).
Nyere litteraturstudier viser at koordinering mellom team er en av de største hindringene for fart og smidighet i storskalaprosjekter (Palopak et al., 2023). God koordinering er viktig for å effektivt håndtere avhengigheter, som oppstår når en handling ikke kan fullføres uten at en tidligere handling er ferdig eller en spesifikk ting er tilgjengelig, der «ting» kan være gjenstander, personer eller informasjon (Strode, 2016). Avhengigheter håndteres ved bruk av koordineringsmekanismer, som kan beskrives som organisatoriske prosesser, gjenstander eller anordninger som brukes for å håndtere avhengigheter innad i eller mellom team, med det formål å realisere en kollektiv leveranse (Berntzen et al., 2022). Koordineringsmekanismer som benyttes sammen for å håndtere én eller flere avhengigheter, kan omtales som koordineringsstrategier (Strode, 2016).
Storskala, smidige rammeverk, for eksempel Scaled Agile Framework (SAFe) og Spotify-modellen, er utviklet for å støtte koordinering i storskalasettinger og tilbyr spesifikke koordineringsmekanismer og rutiner for å håndtere avhengigheter. Disse rammeverkene kritiseres imidlertid for å være lite kontekstspesifikke og dermed kreve mye tilpasning (Edison et al., 2022). Edison et al. fant at 85 av 134 organisasjoner hadde tilpasset sin bruk av smidige metoder på én eller annen måte, og mange brukte ikke kommersielle rammeverk, hvilket også gjelder bedriften i vår undersøkelse.
Uavhengig av tilnærming er koordinering mellom team avgjørende for vellykket systemutvikling i stor skala. Av den grunn er det også forsket mye på koordinering i utviklingssettinger i stor skala, både i norske og internasjonale fagmiljøer (Dingsøyr et al., 2018; Edison et al., 2022; Palopak et al., 2023). Fra denne forskningen har vi fått beskrivelser av en rekke ulike koordineringsmekanismer, som smidige møter (Moe et al., 2018), roller (Bass & Haxby, 2019) og ulike verktøy og prosesser (Stray et al., 2022). Derimot har vi manglet en systematisk tilnærming til å analysere og forstå slike mekanismer som er spesifikk for storskala utviklingssettinger, ettersom det meste av eksisterende forskning bruker teorier fra andre fagfelt og empiriske settinger (Palopak et al., 2023).
I de neste delene av denne artikkelen presenterer vi funn fra et langvarig feltarbeid gjennomført i forbindelse med et stort utviklingsprogram i offentlig sektor (Berntzen, 2023). Vi fokuserte på å forstå koordinering mellom team gjennom følgende forskningsspørsmål: 1) Hvilke koordineringsmekanismer brukes i storskala smidig systemutvikling? og 2) Hvordan kan vi analysere koordineringsmekanismer i storskala smidig systemutvikling?
Studiemetode
Studien ble gjennomført som en longitudinell casestudie med en etnografisk tilnærming til datainnsamlingen (Crang & Cook, 2007; Stake, 2005). Vi valgte denne tilnærmingen fordi vi ønsket å få en inngående forståelse av fenomenet koordinering mellom team slik det utspilte seg i en naturlig situasjon. En etnografisk tilnærming gjør at forskeren kommer tett på det daglige miljøet gjennom langvarig feltarbeid og direkte observasjon, supplert av én-til-én-intervjuer for en mer inngående forståelse av fenomenet og for å oppklare spørsmål som dukker opp underveis (Crang & Cook, 2007).
Casebeskrivelse
Datainnsamlingen ble gjennomført over halvannet år fra 2018 til 2020 i Entur AS, nærmere bestemt Entur Digital, som utvikler og drifter Enturs digitale systemer. Entur ble valgt som case på grunn av et komplekst, storskala utviklingsmiljø i stadig endring karakterisert av en rekke avhengigheter på tvers av team. Dette gjorde selskapet til et unikt og interessant case for å studere koordinering i storskala smidig
